A Reforma Tributária chegou: Como preparar seu ERP para a maior mudança fiscal dos últimos anos

Imagine que você acordasse amanhã e descobrisse que todas as regras do trânsito mudaram da noite para o dia. Os semáforos agora têm cores diferentes, as placas de sinalização foram redesenhadas e até mesmo o lado da pista por onde você deve dirigir foi alterado. Parece um pesadelo, não é? Pois bem, essa é uma analogia bastante próxima do que está acontecendo com o sistema tributário brasileiro.

A Reforma Tributária, aprovada pelo Congresso Nacional e que entrará em vigor a partir de janeiro, representa a maior transformação no cenário fiscal brasileiro desde a Constituição. E se você é empresário ou gestor de uma empresa que utiliza sistemas de gestão como o TOTVS Protheus, precisa entender que essa mudança vai muito além de simples ajustes de alíquotas ou troca de impostos. Envolve repensar todas as regras fiscais no Protheus que hoje fazem parte da estrutura da sua operação.

O Que realmente está mudando?

Durante décadas, as empresas brasileiras conviveram com um emaranhado de impostos que tornava o país um dos sistemas tributários mais complexos do mundo. ICMS, ISS, PIS, COFINS, IPI – cada um com suas regras específicas, alíquotas diferentes por estado e uma burocracia que consumia recursos preciosos das empresas.

A partir de 2026, esse cenário será completamente transformado. Os principais impostos sobre consumo serão unificados em apenas dois: o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). Parece simples, mas a realidade é bem mais complexa.

“Não se trata apenas de trocar nomes de impostos, é como se estivéssemos mudando o idioma fiscal do país. Não basta traduzir as palavras; é preciso aprender uma gramática completamente nova.”

Por Que seu sistema de gestão precisa de atenção especial?

Aqui está o ponto que muitos empresários ainda não compreenderam completamente: a Reforma Tributária não é apenas uma questão contábil ou fiscal. É uma transformação que impacta diretamente o coração tecnológico da sua empresa – o sistema de gestão.

Pense no seu ERP Protheus como o sistema nervoso central da sua empresa. Ele controla desde a emissão de uma simples nota fiscal até os relatórios gerenciais mais complexos. Quando as regras fiscais mudam radicalmente, é como se você precisasse “reprogramar” esse sistema nervoso para funcionar com um novo conjunto de comandos.

O Mito da “Atualização Simples”

Um dos maiores equívocos que observamos no mercado é a crença de que a adequação à Reforma Tributária será uma “simples atualização de sistema”. Essa percepção pode ser perigosa e custosa.

Maria Santos, diretora financeira de uma empresa de serviços médicos em São Paulo, compartilha sua experiência: “Inicialmente, pensávamos que seria só uma questão de aguardar uma atualização da TOTVS e pronto. Quando começamos a estudar mais a fundo, percebemos que precisaríamos revisar praticamente todos os nossos processos fiscais e ajustar completamente nossas regras fiscais no Protheus e o tratamento dos novos impostos no ERP.”

A realidade é que a Reforma Tributária exige:

🔹 Reconfiguração Completa do Módulo Fiscal: O antigo sistema TES (Tipos de Entrada e Saída) será descontinuado, dando lugar ao novo Configurador de Tributos. Isso significa que todas as regras fiscais da sua empresa precisarão ser remapeadas e reconfiguradas.

🔹 Revisão dos Lançamentos Contábeis: Os Lançamentos Padronizados (LPs) que sua empresa usa há anos precisarão ser completamente revisados para refletir a nova estrutura dos impostos.

🔹 Adequação de Cadastros e Parametrizações: Desde o cadastro de produtos até as configurações de natureza de operação, praticamente tudo precisará ser revisado e ajustado.

🔹 Novas Obrigações Acessórias: Surgirão novas declarações e relatórios que seu sistema precisará gerar automaticamente, com base nas novas regras fiscais.

O Impacto real nos diferentes setores

Setor de Serviços: O Despertar de uma Realidade Complexa

Existe um mito no mercado de que o setor de serviços será “pouco impactado” pela Reforma Tributária. Essa percepção pode ser perigosa. Na verdade, empresas de serviços podem enfrentar alguns dos maiores desafios.

Historicamente, muitas empresas de serviços se beneficiaram de regimes simplificados como o Simples Nacional ou alíquotas reduzidas de ISS. Com a unificação dos impostos, a carga tributária pode aumentar significativamente.

Carlos Mendes, CEO de uma empresa de consultoria em tecnologia, relata: “Quando fizemos as primeiras simulações, descobrimos que nossa carga tributária poderia aumentar em quase 18%. Isso nos obrigou a repensar completamente nossa estratégia de precificação, nossos processos internos e a forma como tratamos os impostos no sistema.”

Indústria e Comércio: Oportunidades e Desafios

Para a indústria e o comércio, a Reforma Tributária traz tanto oportunidades quanto desafios. O novo sistema de não cumulatividade pode gerar benefícios significativos, permitindo a recuperação de créditos que antes não eram possíveis.

Por Exemplo: Uma empresa industrial que antes não conseguia recuperar créditos de ICMS sobre energia elétrica, agora poderá recuperar créditos de IBS sobre praticamente todos os seus insumos.

No entanto, essa oportunidade vem acompanhada de uma complexidade operacional significativa. O controle de créditos exigirá um nível de detalhamento e precisão que muitos sistemas atuais não estão preparados para oferecer sem ajustes.

Os Riscos de não se preparar adequadamente

As consequências de uma preparação inadequada para a Reforma Tributária podem ser severas e duradouras:

❗ Falhas na Emissão Fiscal: Documentos fiscais inválidos podem paralisar as operações da empresa e gerar problemas com clientes e fornecedores.

❗ Inconsistências Contábeis: Lançamentos incorretos podem comprometer a confiabilidade das demonstrações financeiras e gerar problemas com auditores e órgãos reguladores.

❗ Retrabalho Manual: Sistemas mal configurados obrigam as equipes a realizar correções manuais constantes, aumentando custos e riscos de erro.

❗ Dificuldades em Relatórios: A geração de relatórios gerenciais e fiscais pode ser comprometida, prejudicando a tomada de decisões.

❗ Riscos de Autuação: O não cumprimento das novas regras pode resultar em multas e autuações fiscais.

Se adequar a Reforma Tributária não é apenas uma questão de compliance. A empresa que não conseguir se adaptar adequadamente às novas regras fiscais pode perder competitividade no mercado. Enquanto seus concorrentes estarão operando com eficiência no novo sistema, você estará lutando contra problemas operacionais básicos.

A janela de oportunidade está se fechando

Um dos aspectos mais críticos da Reforma Tributária é o cronograma. A implementação não será gradual – as empresas terão que estar 100% preparadas até janeiro de 2026. Isso significa que a janela para preparação está se fechando rapidamente.

“Estamos falando de um projeto que pode levar de 6 a 12 meses para ser implementado adequadamente”, alerta Fernando Oliveira, gerente de projetos da SIMPLEA. “Empresas que deixarem para começar em 2025 podem enfrentar sérios problemas.”

O cronograma típico de adequação inclui:

🕒 Diagnóstico e Análise: 1-2 meses para entender os impactos específicos na empresa
🕒 Parametrização e Configuração: 2-4 meses para implementar as mudanças no sistema, incluindo o novo Configurador de Tributos
🕒 Testes e Validação: 2-3 meses para garantir que tudo funciona corretamente
🕒 Treinamento e Estabilização: 1-2 meses para preparar as equipes

Como a SIMPLEA pode ajudar sua empresa

Na SIMPLEA, desenvolvemos uma metodologia específica para o diagnóstico e a implementação da Reforma Tributária no TOTVS Protheus. Nossa abordagem é baseada em uma parceria colaborativa, onde cada parte contribui com sua expertise, garantindo que o Configurador de Tributos seja utilizado corretamente para refletir as novas regras fiscais e a correta apuração dos impostos.

Sua Empresa (Especialista no Negócio):

• Define as regras fiscais Protheus e contábeis aplicáveis
• Mapeia processos e operações específicas
• Realiza testes e homologação das configurações
• Fornece equipe com conhecimento do negócio

SIMPLEA (Especialista em Protheus):

• Realiza o diagnóstico no Protheus
• Analisa a viabilidade técnica das regras no sistema
• Executa parametrizações e configurações no Configurador de Tributos
• Acompanha o go-live e estabilização

“Não somos apenas uma empresa de tecnologia”, destaca Paula Rodrigues, diretora da SIMPLEA. “Somos parceiros estratégicos que entendem tanto a complexidade da Reforma Tributária quanto as nuances técnicas do TOTVS Protheus, do novo Configurador de Tributos e do correto tratamento fiscal.”

Primeiros Passos: O Que Fazer Agora

Se sua empresa ainda não iniciou os preparativos para a Reforma Tributária, é fundamental agir rapidamente. Aqui estão os primeiros passos recomendados:

1️⃣ Faça um Diagnóstico Completo: Entenda exatamente como a Reforma impactará sua empresa específica.
2️⃣ Avalie Seu Sistema Atual: Identifique quais módulos e configurações precisarão ser alterados, especialmente no Configurador de Tributos.
3️⃣ Estime o Esforço Necessário: Use ferramentas como nossa Calculadora de Esforço para entender o escopo do projeto.
4️⃣ Monte uma Equipe Dedicada: Designe pessoas específicas para liderar o projeto internamente.
5️⃣ Escolha um Parceiro Especializado: Selecione uma consultoria com experiência comprovada em TOTVS Protheus.

Conclusão: Uma transformação, não apenas uma atualização

A Reforma Tributária representa muito mais do que uma simples mudança de impostos. É uma transformação fundamental na forma como as empresas brasileiras operarão nos próximos anos. Aquelas que se prepararem adequadamente terão uma vantagem competitiva significativa, enquanto as que subestimarem a complexidade podem enfrentar sérios desafios operacionais.

O tempo para preparação está se esgotando, mas ainda há oportunidade para empresas que agirem com determinação e escolherem os parceiros certos. Na SIMPLEA, estamos prontos para ajudar sua empresa a navegar por essa transformação com segurança e eficiência.

Lembre-se: a Reforma Tributária não é opcional. Ela acontecerá em janeiro de 2026, independentemente do nível de preparação da sua empresa. A questão não é se você precisará se adaptar, mas sim se estará preparado quando chegar a hora.

A SIMPLEA é especialista em TOTVS Protheus e possui metodologia comprovada para implementação da Reforma Tributária, incluindo o uso correto do Configurador de Tributos.