Automação de tarefas em 6 etapas: otimize seus resultados

A automação de tarefas é uma tendência no mundo dos negócios, pois aumenta a eficiência operacional e reduz custos, tornando as organizações mais competitivas. Uma das tecnologias mais promissoras para atingir esses objetivos é a Automação Robótica de Processos (RPA).

RPA cria e implementa “robôs” de software capazes de realizar diversas tarefas de forma automatizada. A grande vantagem é que esses robôs executam uma variedade de tarefas com velocidade, precisão e eficiência, liberando os colaboradores para se concentrarem em outras atividades.

Neste guia completo, mostramos os passos para implementar a automação de tarefas com RPA na sua organização, desde o mapeamento dos processos até o monitoramento dos resultados.

1. Mapeamento de processos

O primeiro passo para começar a automatizar processos empresariais com RPA é realizar um mapeamento de processos. Mapear processos oferece uma visão ampla dos fluxos de trabalho e das etapas envolvidas, proporcionando clareza sobre como as tarefas são executadas, quem é responsável por cada etapa e quais são as entradas e saídas.

O principal objetivo do mapeamento é identificar ineficiências, gargalos, fluxos de trabalho repetitivos e manuais que consomem tempo e recursos. Com isso, é possível identificar áreas de melhoria e preparar o terreno para uma automação eficaz, aumentando a eficiência operacional e reduzindo custos. Um mapeamento bem-feito aumenta significativamente as chances de sucesso da automação de tarefas.

2. Definição de indicadores

Após mapear os processos, a próxima etapa é definir indicadores de desempenho, como KPIs (Key Performance Indicators) e OKRs (Objectives and Key Results). Esses indicadores avaliam o desempenho e a eficiência dos processos automatizados, medindo o retorno sobre investimento (ROI), identificando gargalos, novas oportunidades de otimização e a necessidade de medidas corretivas.

Indicadores fornecem insights importantes para decisões estratégicas e garantem que a automação funcione conforme o esperado, alinhada aos objetivos organizacionais.

Principais indicadores de desempenho para RPA

• Custo de implementação: Avalia o investimento necessário para implementar o RPA, calculando o ROI e demonstrando os benefícios financeiros.
• Velocidade: Mede o tempo médio para executar um processo automatizado, quantificando economias de tempo e custo.
• Taxa de erro: Monitora a frequência e a natureza dos erros nos processos automatizados.
• Taxa de sucesso: Percentual de execuções de processos concluídas sem erros.
• Utilização: Mede a frequência de execução de um processo automatizado e em quais horários, verificando a utilização 24/7 dos robôs.
• Otimização de recursos: Avalia a alocação de recursos e a produtividade da força de trabalho antes e depois da automação.

3. Escolha dos processos a serem automatizados

Com os processos mapeados e indicadores definidos, é hora de escolher quais processos automatizar. Bons candidatos para automação incluem:

• Processos estáveis e bem definidos, com regras claras.
• Processos que envolvem tarefas repetitivas.
• Processos que podem ser executados fora do horário comercial.
• Processos monótonos ou volumosos, suscetíveis a erros.
• Processos com poucas variações ou exceções.
• Processos que envolvem dados em formatos que podem ser lidos e interpretados por software.

Essa análise garante que a automação será implementada em áreas que realmente se beneficiarão da tecnologia, aumentando a eficiência operacional e proporcionando um retorno positivo sobre o investimento.

Para saber mais: Como saber qual processo pode ser automatizado em minha empresa?

4. Desenvolvimento do RPA

A próxima fase é o desenvolvimento do RPA. Nessa etapa, os desenvolvedores criam scripts de automação utilizando a ferramenta de RPA selecionada. A escolha da ferramenta depende das necessidades e objetivos de cada organização. Criamos um guia comparativo das 5 melhores ferramentas RPA do mercado para te ajudar com essa seleção.

Durante o desenvolvimento, testes são realizados para garantir que todas as exigências da organização sejam atendidas e que o sistema funcione conforme o esperado. Se necessário, a ferramenta passa por correções até cumprir os critérios estabelecidos.

5. Implantação do RPA

Com o desenvolvimento e os testes concluídos, passamos para a fase de implantação. Neste momento, o sistema RPA é entregue ao cliente. Esta fase, também conhecida como manutenção, resolve quaisquer problemas identificados após a entrega inicial, garantindo o funcionamento contínuo da automação. A implantação eficaz assegura que a solução de RPA opere corretamente no ambiente do cliente.

6. Monitoramento dos indicadores

Após implementar o sistema de automação de tarefas RPA, inicia-se a fase de monitoramento. Esta etapa garante que a automação continue a entregar valor e eficiência para a organização. O monitoramento regular e a otimização do desempenho do RPA são essenciais para identificar e resolver problemas de forma proativa, maximizando os benefícios da automação.

Com a automação em funcionamento, é hora de analisar os indicadores definidos anteriormente. Ferramentas como dashboards, análises e relatórios rastreiam essas métricas, fornecendo insights sobre o desempenho do RPA. Sistemas de alerta podem ser configurados para notificar quando os indicadores caem abaixo dos níveis aceitáveis, permitindo uma resposta rápida e eficaz.

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