Centro de Excelência (CoE) para RPA: guia detalhado

Implementar um Centro de Excelência (CoE) pode potencializar ainda mais os resultados que a sua empresa alcança com o uso de Automação Robótica de Processos (RPA). Com vários benefícios estratégicos, o CoE é uma ferramenta importante para tornar a sua empresa ainda mais competitiva. Vamos explorar como um CoE pode transformar os processos da sua organização.

O que significa CoE?

CoE é a sigla para Center of Excellence, ou Centro de Excelência. Trata-se de uma unidade organizacional que reúne competências especializadas essenciais para a criação de valor dentro da empresa.

Definição

Um Centro de Excelência é composto por pessoas com habilidades especializadas que fornecem liderança e compartilham conhecimentos dentro da empresa. Os CoEs não exigem um local físico fixo, mas uma estrutura organizacional que permita colaboração e troca de conhecimentos entre equipes e setores. A criação de um CoE visa preencher lacunas de conhecimento e habilidades, garantindo eficiência e competitividade contínuas.

Importância

A implementação de um CoE é fundamental para empresas que desejam maximizar a sua eficiência, inovação e competitividade. Ele garante que os processos e iniciativas tecnológicas sejam implementadas de forma eficiente, sustentável e alinhada com os objetivos da empresa.

Objetivos principais

O principal objetivo do CoE é centralizar e disseminar boas práticas, pesquisas, suporte e treinamento em uma área específica, impulsionando o desenvolvimento contínuo e a competitividade da organização. Isso previne a duplicação de esforços e facilita a disseminação de conhecimentos críticos.

O que é CoE em TI?

Um CoE de TI é formado por uma equipe de profissionais altamente qualificados que fornecem melhores práticas, liderança e suporte em uma área específica de TI. Profissionais como CTOs e desenvolvedores sênior conduzem projetos, revisam códigos, atuam como mentores e garantem a disseminação eficaz do conhecimento.

O que é CoE para RPA?

Um Centro de Excelência para Automação Robótica de Processos (RPA) centraliza a gestão e implementação de iniciativas de automação, garantindo que práticas de RPA sejam consistentes, eficazes e alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.

O CoE promove eficiência operacional, padronização de processos e melhoria contínua, garantindo os melhores resultados possíveis para a organização.

O que é RPA

A Automação Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia de automatização de tarefas repetitivas que utiliza robôs de software para realizar tarefas repetitivas, aumentando a velocidade e precisão dessas atividades. Aplicável em áreas como finanças, contabilidade e recursos humanos, o RPA melhora a eficiência operacional e libera funcionários para tarefas de maior valor.

Funções do CoE para RPA

As funções de um CoE para RPA incluem:

• Selecionar e priorizar os processos para automação, garantindo o maior benefício possível.
• Monitorar o desempenho dos robôs, identificando e resolvendo problemas rapidamente.
• Desenvolver padrões de programação e documentação para escalabilidade e sustentabilidade.
• Oferecer suporte técnico e treinamento contínuo.
• Garantir conformidade com políticas de segurança e governança, minimizando riscos e protegendo dados sensíveis.

Benefícios do CoE para RPA

Alguns dos principais benefícios da implementação de um Centro de Excelência para RPA:

Eficiência operacional

• Maior eficiência na escolha dos processos a serem automatizados.
• Monitoramento preciso dos robôs, garantindo eficiência.
• Redução do ciclo de produção com padrões e documentações.

Padronização de processos

• Padrões de programação e documentação garantem a escalabilidade e sustentabilidade da automação.
• Centralização do conhecimento, que facilita a integração entre equipes.
• Consistência e qualidade nas diretrizes seguidas por todos.

Melhoria contínua

• Busca constante por novas maneiras de otimizar e melhorar processos existentes.
• Implementação de melhores práticas para entregas rápidas e seguras.
• Escalabilidade conforme a demanda cresce.
• Capacitação da equipe, melhorando o aproveitamento de novas oportunidades de negócio.

Os tipos de CoE

Existem três tipos de CoE: centralizado, descentralizado e híbrido. A escolha do modelo ideal depende das necessidades e objetivos de cada empresa. O primeiro passo para uma escolha adequada é conhecer os diferentes tipos e avaliar qual se adapta melhor ao seu negócio:

CoE centralizado

O modelo de CoE centralizado é bastante utilizado na área de TI. Neste modelo, todas as atividades são concentradas em uma única equipe que define os padrões e prioridades de automação para toda a organização. Esse modelo é geralmente utilizado no início da implementação de RPA, pois permite um controle rigoroso dos processos e garante que os padrões sejam seguidos uniformemente.

Vantagens

• Implementação eficiente e rápida: Centralização facilita a troca de conhecimentos e a implementação de melhorias.
• Maior controle sobre processos: Facilita a padronização dos processos.

Desvantagens

• Flexibilidade limitada: Dificulta a adaptação às necessidades específicas de diferentes unidades de negócios.
• Expansão lenta: Torna a expansão das atividades mais lenta à medida que a demanda por automação cresce.
• Dificuldade na expansão: Pode não acompanhar de perto as demandas e operações diárias conforme o negócio se expande.

CoE descentralizado

No modelo descentralizado, existem vários CoEs na empresa, atendendo às diferentes necessidades das unidades de negócio. Esse modelo permite mais autonomia e flexibilidade na priorização de demandas e na implementação de processos automatizados.

Vantagens

• Personalização: Unidades de negócio adaptam as iniciativas de automação às suas necessidades específicas.
• Evita concorrência de necessidades: Cada departamento tem sua própria equipe, evitando conflitos de prioridade.
• Maior dinamismo: Permite respostas mais rápidas às mudanças e demandas locais.
• Descoberta de atividades candidatas a automação: Identificação focada e eficiente de atividades para automação.

Desvantagens

• Dificuldade de capacitação: Treinar um grande número de profissionais em várias unidades pode ser desafiador.
• Compartilhamento de aprendizado: Pode dificultar a troca de experiências e a disseminação de boas práticas entre as unidades.
• Perda de controle: Torna-se mais difícil controlar tudo conforme o número de CoEs cresce.

CoE híbrido

O modelo híbrido combina características dos modelos centralizado e descentralizado. Nesse arranjo, existe uma equipe central que define padrões e fornece suporte, enquanto membros dessa equipe se integram às equipes descentralizadas de cada setor. Cada equipe possui autonomia para implementar e gerenciar suas próprias iniciativas de automação.

Vantagens

• Equilíbrio entre controle e flexibilidade: Oferece um equilíbrio entre padronização centralizada e adaptação local.
• Adaptável: Pode ser implementado em vários tipos de organizações devido à flexibilidade.
• Troca constante de experiências: A equipe central promove a troca de conhecimentos e experiências entre as unidades, garantindo que as melhores práticas sejam disseminadas em toda a organização.
• Pipeline orgânico para inovações: Permite que automações criadas localmente por usuários sejam integradas ao CoE, promovendo inovação e eficiência.

Desvantagens

• Complexidade na coordenação: A combinação de centralização e descentralização pode aumentar a complexidade da gestão e coordenação das atividades de automação.

Como implementar um CoE

Planejamento e estratégias

Implementar um Centro de Excelência requer um planejamento detalhado e estratégias bem definidas. O primeiro passo é escolher o modelo de CoE que melhor se adapta à sua organização: centralizado, descentralizado ou híbrido.

Para isso é importante observar as vantagens e desvantagens de cada modelo, e entender as necessidades e estrutura da sua empresa.

A escolha do modelo

• Centralizado: Ideal para iniciar a implementação, garante controle rigoroso e padronização.
• Descentralizado: Oferece uma ótima capacidade de personalização para diferentes unidades de negócio.
• Híbrido: Combina características dos modelos centralizado e descentralizado, promovendo um equilíbrio entre controle e autonomia.

Defina missão, estratégia e função

Estabeleça uma missão clara e uma estratégia abrangente. O CoE deve facilitar a colaboração entre equipes, garantir conformidade com governança e segurança, e fornecer feedback para desenvolvimento de produtos de alta qualidade.

Suas funções incluem:

• Facilitar a colaboração entre equipes de aplicação e plataformas.
• Garantir que requisitos de governança, regulamentação e segurança sejam considerados.
• Fornecer feedback real aos times de engenharia interna para desenvolver produtos de alta qualidade.

Recursos necessários

Identificar e alocar recursos adequados é crucial para o sucesso de um CoE. Isso inclui pessoas, relacionamentos e recursos digitais. É fundamental definir papéis e responsabilidades claras para cada membro do CoE.

Pessoas

Identifique indivíduos ou equipes com habilidades específicas que possam contribuir para os esforços do CoE. É essencial ter profissionais dedicados que sejam autodidatas e que busquem melhorar continuamente suas habilidades e conhecimentos.

Papéis e responsabilidades no CoE:

• Desenvolvedor: Desenvolve e mantém as automações.
• Patrocinador: Apoia e promove a iniciativa de automação.
• Gerente de mudanças: Gerencia a mudança organizacional.
• Arquiteto: Desenha a arquitetura das soluções de automação.
• Analista de negócios: Identifica e documenta os processos a serem automatizados.
• Supervisor: Monitora e garante a qualidade das automações.
• Suporte técnico: Oferece suporte técnico contínuo.
• Engenheiro de infraestrutura: Garante a infraestrutura necessária para as automações.

Utilize ativos organizacionais

Aproveite todos os recursos disponíveis na organização para fortalecer o CoE:

• Pessoas: Profissionais com habilidades específicas que podem contribuir para o CoE.
• Relacionamentos: Contatos internos e externos que podem fornecer insights e suporte.
• Recursos digitais: Programas de código, modelos, ferramentas e utilitários essenciais para automação.
• Documentos: Documentos que descrevem políticas, diretrizes e melhores práticas, servindo como base para padronização e eficiência.

Medição de sucesso

Estabeleça indicadores de desempenho (KPIs)

Defina metas claras e mensuráveis com base em KPIs internos e aceitos pelo setor. Isso ajudará a monitorar o progresso e identificar áreas que precisam de melhorias. A medição de desempenho permite ao CoE demonstrar seu sucesso e garantir o apoio contínuo dos stakeholders.

Avaliação contínua

Monitore continuamente o desempenho das automações, realizando treinamentos, pesquisas e solicitando a opinião de especialistas no assunto. A avaliação contínua permite ajustar estratégias e aprimorar processos conforme necessário. A equipe do CoE deve focar na aceleração dos projetos e mitigação de riscos, orientando as melhores práticas e componentes reutilizáveis.

Demonstração de resultados

Apresente os resultados alcançados para os stakeholders da organização. Mostre as melhorias obtidas, a eficiência operacional alcançada e o retorno sobre o investimento (ROI) das iniciativas de automação. Em alguns casos, os sucessos do CoE podem ser utilizados em esforços de marketing externo para demonstrar a eficácia dos produtos e serviços da empresa.

Governança

Estabeleça um modelo de governança que priorize atividades, identifique oportunidades de melhoria e defina padrões de desenvolvimento. Uma governança eficaz garante que as práticas e processos sejam seguidos consistentemente em toda a organização. A governança também deve incluir diretrizes claras para a documentação e padronização de processos, garantindo que os melhores métodos sejam seguidos e atualizados conforme necessário.

Incentive o engajamento e a adoção

Utilize métodos como gamificação para promover o engajamento das equipes. Crie um modelo de pontuação que capture a atenção das equipes de aplicação, incentivando a migração e a modernização. A gamificação pode promover uma competição saudável e aumentar o interesse das equipes em adotar novas tecnologias e práticas.

Comece hoje mesmo a implementar um CoE na sua empresa

Agora que você já conhece o que é um Centro de Excelência (CoE) para RPA e seus benefícios, está na hora de dar o próximo passo e transformar seu conhecimento em ação. Entre em contato com nossa equipe e saiba como a SIMPLEA pode ajuda-lo no processo de implementação de um CoE de RPA de forma simples, eficaz e personalizada para suas necessidades.