Mapeamento de processos: por onde começar

Neste artigo, exploraremos as etapas e técnicas do mapeamento de processos, destacando a sua importância para as empresas. Vamos descobrir como as principais ferramentas de mapeamento podem ser aplicadas para otimizar os processos empresariais.

Definição de mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma técnica que identifica, descreve e analisa os processos dentro de uma organização. Ele envolve a documentação detalhada das atividades realizadas, os recursos utilizados, os responsáveis por cada etapa e as interações entre os diferentes processos.

É fundamental para a gestão por processos, com o objetivo de otimizar o desempenho organizacional através da análise e melhoria contínua dos processos operacionais. Com um bom mapeamento, é possível ter uma visão clara do fluxo de trabalho, identificar gargalos, redundâncias e áreas que podem ser aprimoradas.

Importância

A importância do mapeamento de processos está na sua capacidade de proporcionar uma visão detalhada e estruturada das operações de uma organização. Além disso, ele:

• Fornece uma visão clara sobre como os processos são executados;
• Facilita a compreensão e comunicação entre colaboradores;
• Identifica gargalos e oportunidades de melhoria;
• Serve como base para a melhoria contínua das operações;
• Apoia decisões estratégicas.

Objetivos

O principal objetivo do mapeamento de processos é entender como o trabalho é executado dentro de uma organização, identificando oportunidades de melhoria para otimizar as operações. Isso permite eliminar ineficiências, melhorar a compreensão dos processos, aprimorar a qualidade de produtos e serviços e facilitar a implementação de mudanças e inovações.

O fluxograma no mapeamento de processos

Um fluxograma é uma representação visual simples e intuitiva de um processo, utilizando símbolos padronizados para ilustrar as entradas, saídas e etapas necessárias. Ele facilita a visualização do fluxo de trabalho desde o início até o fim, geralmente em ordem sequencial.

Essa é a forma mais simples e tradicional de mapear processos, e é bastante versátil, podendo ser utilizada para:

• Planejamento de novos projetos;
• Melhoria na comunicação;
• Modelagem e documentação de processos;
• Análise e gestão de fluxos de trabalho.

As várias técnicas de mapeamento de processos, que serão exploradas mais adiante, ajudam na criação e aprimoramento dos fluxogramas. Cada técnica oferece uma abordagem única que pode enriquecer a compreensão e representação dos processos.

Os benefícios do fluxograma incluem simplicidade, clareza e padronização, melhorando a comunicação entre a equipe.

Etapas do mapeamento de processos: por onde começar?

Existem várias técnicas diferentes para mapear processos, conforme veremos adiante, porém, vamos destacar algumas das principais etapas para quem deseja iniciar um processo de mapeamento.

Quais são as técnicas de mapeamento de processos

Para realizar um mapeamento de processos eficaz, é importante utilizar técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos adequadas. Estas técnicas ajudam a visualizar o fluxo de trabalho, identificar pontos críticos e oportunidades para otimização. Também ajudam na criação e aprimoramento do fluxograma de processos.

Mapas de cadeia de valor (VSM)

O Mapeamento da Cadeia de Valor (Value Stream Mapping, VSM) é uma técnica que cria uma visualização detalhada de todos os passos do processo de trabalho de uma organização. Ele representa o fluxo de bens desde o fornecedor até o consumidor final, detalhando todas as etapas necessárias para entregar valor.

Por exemplo, em uma empresa de software, o valor entregue ao consumidor final são as soluções de software e todos os recursos associados a elas. Um mapa da cadeia de valor exibe todos os passos críticos no processo de trabalho, visualizando cada tarefa executada pela equipe e fornecendo um relatório de status sobre o progresso de cada atividade.

O propósito desta técnica é identificar oportunidades de melhoria no processo de trabalho, visualizando as etapas que agregam valor e as que geram desperdícios. O mapeamento permite que você analise seu processo em detalhes e identifique onde são necessárias mudanças para melhorar a eficiência e a eficácia do trabalho.

Metodologia 5W2H

O método 5W2H é uma ferramenta de gestão que ajuda na organização e planejamento de processos, proporcionando um direcionamento claro e objetivo para a execução de tarefas. A sigla 5W2H refere-se a sete perguntas essenciais que ajudam a definir e estruturar um plano de ação:

5W:

• When (Quando): Quando a ação será aplicada?
• Where (Onde): Onde será o local de efetuação?
• Who (Quem): Quem será o colaborador responsável?
• Why (Por que): Qual o motivo dessa estratégia?
• What (O que): O que de fato será planejado?

2H:

• How (Como): Como aquilo será efetivado?
• How much (Quanto): De quanto será o orçamento?

O método 5W2H transforma análises e estratégias em ações práticas, detalhando as atividades necessárias, os prazos e as responsabilidades envolvidas em um projeto. Ele pode ser aplicado em diversos contextos para facilitar a tomada de decisões e a execução de tarefas.

SIPOC

O SIPOC é uma das ferramentas para mapeamento de processos que auxilia no fornecimento de uma visão clara e abrangente dos elementos críticos envolvidos em um processo. A sigla significa:

• Suppliers (Fornecedores): Quem fornece os insumos necessários para o processo.
• Inputs (Entradas): As especificações e materiais que entram no processo.
• Process (Processo): As atividades e passos que transformam as entradas em saídas.
• Outputs (Saídas): Os produtos ou serviços finais resultantes do processo.
• Customers (Clientes): Quem recebe os produtos ou serviços gerados pelo processo.

O diagrama SIPOC é usado para definir e visualizar todos os elementos de um processo antes de iniciar o mapeamento detalhado, medição ou melhoria. Ele ajuda a identificar e entender as interfaces e inter-relações dentro do processo, destacando como cada elemento afeta a qualidade das saídas.

Ciclo PDCA

O Ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) é um método iterativo para a melhoria contínua de processos, produtos ou serviços. Ele é uma abordagem estruturada para a resolução de problemas e melhoria de processos.

O ciclo PDCA pode ser aplicado em várias situações, como:

• Exploração e teste de múltiplas soluções.
• Evitar desperdícios ao identificar e adaptar soluções ineficazes antes de implementá-las em larga escala.
• Implementação de mudanças e melhoria contínua.
• Desenvolvimento ou aprimoramento de processos.

As etapas do ciclo PDCA

• Plan: Desenvolver um plano de ação detalhado que reflita a missão e valores da organização.
• Do: Implementar o plano desenvolvido, incluindo a preparação dos membros, execução do ciclo de trabalho e revisão dos registros.
• Check: Avaliar se os objetivos do plano estão sendo alcançados.
• Act: Implementar melhorias com base nas análises feitas na etapa de verificação, identificando e corrigindo erros e ajustando o plano conforme necessário.

Este ciclo reinicia para buscar resultados ainda melhores, repetindo todas as etapas. Como um ciclo contínuo de aprendizado e crescimento, ele ajuda a organização a alcançar a melhoria constante.

Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN)

A Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN) é uma ferramenta reconhecida internacionalmente para mapeamento de processos. Ela permite a criação de representações bem mais detalhadas e complexas dos processos de negócio, por conta disso, é indicada para empresas maiores que possuem muitos processos.

A BPMN permite visualizar de forma clara o início, meio e fim de cada processo. Ela ajuda a desenhar o fluxo de trabalho etapa por etapa, utilizando ícones específicos que representam diferentes tipos de atividades, eventos e fluxos. O mapeamento mostra “quem”, “o que”, “quando”, “onde” e “como” desses passos, e ajuda a analisar o “porquê”.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização que ajuda a identificar e classificar problemas, projetos ou processos com base em três critérios:

• Gravidade (G): Avalia o impacto do problema sobre os envolvidos, como colaboradores, processos, tarefas e resultados da empresa. Considera os efeitos de médio e longo prazo caso o problema não seja resolvido.
• Urgência (U): Refere-se ao tempo disponível para resolver o problema. Quanto menor o tempo disponível, mais urgente é o problema. A pergunta-chave aqui é: “Isso pode esperar?”
• Tendência (T): Analisa a probabilidade de o problema se agravar com o tempo. A questão principal é: “Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?”

Para cada critério, é atribuída uma nota de 1 a 5, onde 1 representa a menor prioridade e 5 a maior. A multiplicação dessas notas resulta na pontuação final da GUT, permitindo classificar as questões por ordem de importância.

Essa técnica ajuda a determinar quais são as questões que devem ser tratadas primeiro, sendo valiosa para planejamento estratégico, gestão de projetos e gestão de processos.

Conclusão

O mapeamento de processos é particularmente útil ao definir exatamente o que acontece em um processo e ao entender o estado atual do funcionamento da organização. Por exemplo, mapear o processo de integração de novos funcionários garante que todas as pessoas apropriadas sejam informadas e que todo o equipamento necessário esteja pronto para a data de início. Ao visualizar todos os passos, é possível identificar e eliminar etapas desnecessárias, tornando o processo o mais eficiente possível.

É uma prática indispensável para qualquer organização que deseja melhorar continuamente suas operações, otimizando seus resultados. Ele oferece uma visão clara e detalhada dos processos, promove a comunicação eficiente, identifica áreas de melhoria e facilita a implementação de mudanças.

Ao adotar o mapeamento de processos, as empresas podem se tornar mais ágeis, eficientes e bem preparadas para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades, garantindo um ambiente de trabalho mais produtivo e satisfatório para todos os envolvidos.